FastMailMergeでOpenOffice.orgの差し込み印刷を使いやすくする
複数のドキュメントを細部だけ変えて生成する差し込み印刷の機能は、OpenOffice.org Writerで使いづらい点の1つだ。この機能を日常的に使っている人はほとんどおらず、そのためのウィザードも煩雑であまり役に立たない。Writer本来の差し込み印刷の機能（「ツール」→「カスタマイズ」→「追加」→「ドキュメント」→「差し込み印刷」で使用可能になる）のほうがまだわかりやすいが、それでも元のドキュメントとデータソースの設定がややこしい。こうした方法に比べると、 FastMailMerge は単純明快で、その名のとおりすぐに使えるうってつけの代替ツールといえる。
FastMailMergeは標準的なOpenOffice.orgのエクステンション（拡張機能）である。ダウンロード後、「ツール」→「拡張機能マネージャ」からインストールしてOpenOffice.orgを再起動することで、使えるようになる。唯一わかりにくいのは、この拡張機能がWriterではなくCalcのツールバー上に追加されることだろう。
差し込み印刷を行うにあたっては、どの情報をデータソースから利用するかを決める必要がある。たとえば、手紙を何通か作成するのであれば、データソース内の氏名と住所のフィールドを利用することになるだろう。また、電子メールの場合は受信者のフィールドが必要になる。
必要な情報が明らかになったら、元になるドキュメントをWriterで作成する。差し込み印刷を一度しか行わないなら、フィールドの部分を空欄にしておいても構わない。しかし、そのドキュメントを再利用したりテンプレートとして保存したりするのであれば、「挿入」→「フィールド」→「その他」→「機能」→「プレースホルダ」の選択によってプレースホルダフィールドを追加することを検討する。プレースホルダの書式をテキストとし、名前を入力しておけば（「住所」や「受信者」など）、半年後に見直したときでもその情報が一体何なのかがはっきりとわかる。また、プレースホルダ名はデータソースであるスプレッドシートの列の見出し名と同じにしておくとよいだろう。
元になるドキュメントを用意して保存したら、差し込み印刷に使うスプレッドシートを開き、該当するデータを選択状態にする。どんなスプレッドシートでも、列名をクリックすればその列の全セルを選択できる。また、Ctrl＋左クリックによって非連続な位置にあるセルを続けて選択することもできる。なお、列の見出し名も一緒に選択しておくこと。そうすれば、その見出しがプレースホルダのフィールド名になり、あとで見直してもドキュメントの内容をすぐに把握できる。
選択が済んだら、FastMailMergeのアイコンをクリックする。1列しか選択していない場合は、そのまま作業を進めてよいかの確認を経て、Writerで新規ドキュメントを作成するか、既存のものを使うかを選択する。元になるドキュメントはこの時点で作成することも可能だが、通常は事前に用意しておいたほうがよいだろう。だが、FastMailMergeのダイアログウィンドウがドキュメント作成の邪魔にならなければ別にどちらでも構わない。
続いて、ドキュメントに挿入するフィールドごとにその場所をカーソルで指定するように求められる。プレースホルダを使っている場合は、該当するプレースホルダを選択するだけでよい。また、メールの件名および受信者として用いるフィールドについては、ダイアログ内にあるそれぞれのボタンをクリックする必要がある。
「OK」ボタンをクリックすると、新しいダイアログウィンドウが現れるので、そこで出力の種類が印刷なのか電子メールへのファイル添付（PDF、DOC、ODT、またはHTML形式）なのかを指定する。また、ドキュメントのデータをプリンタまたはメーラーに渡す際に1件ごとに一定の時間を置くオプションも用意されているが、数年以上前のコンピュータを使っていない限りデフォルトの設定で問題ないだろう。メール添付の場合、デフォルトのメーラーはメールを作成するだけで送信までは行ってくれない。そのため、1件ずつ「送信」をクリックする必要がある。一方、印刷の場合は、ドキュメントのデータが直接プリンタまで送信される。
FastMailMergeには少々不安定なところがある。新規ドキュメントを作成する場合、前回の差し込み印刷用のドキュメントが開いたままになっていると、クラッシュを起こす。だがもっと問題なのは、データソースがスプレッドシートに限られており、ほかの差し込み印刷機能であれば使えるアドレス帳やデータベースに対応していないことだ。さらに、複数のコピーを1つのファイルに出力する場合は、事前にデフォルトの印刷設定を調整する必要がある。
とはいえ、こうした問題はいずれも対処が可能であり、影響を被るユーザはおそらく少数だろう。FastMailMergeの存在は、一介のフリーソフトウェアプロジェクトが7年かけても成し得ないほどの成果、つまり95％のユーザが満足できる使いやすい差し込み印刷の方法をOpenOffice.orgにもたらしたという点で非常に貴重である。これほどの実績は希有であり、差し込み印刷を利用するならFastMailMergeは必須のエクステンションといえるだろう。
Bruce Byfieldは、日頃からLinux.comに寄稿しているコンピュータジャーナリスト。
