プロジェクト管理業務の自動化とデータの可視化により、現場から経営層まで、業務の効率化やリスク予兆の把握、適切な意思決定が可能に
ＳＯＭＰＯシステムズ株式会社（代表取締役社長： 宮嵜 義久、以下 ＳＯＭＰＯシステムズ）は、日本アイ・ビー・エム株式会社（代表取締役社長：山口 明夫、以下 日本IBM）が開発した「IT変革のためのAIソリューション」の「プロジェクト管理のためのAI (旧称 Cognitive PMO)」を活用したレポート自動生成機能の本番プロジェクトへの適用を、2024年10月より順次開始したことを発表しました。これにより、プロジェクトの進捗管理と報告レポート作成作業の効率化を実現するとともに、プロジェクト状況をタイムリーに客観的に可視化することで、現場から経営層までが精度の高い同一のデータで状況を把握し、リスクの予兆把握や適切な意思決定を迅速に行えるようになります。
ＳＯＭＰＯシステムズは、ＳＯＭＰＯグループのIT戦略会社として、各事業会社からITシステムの開発、保守・運用業務を受託しています。プロジェクト数が増大する中、プロジェクトの進捗状況の確認や報告作業において、各階層で以下のような課題があり、プロジェクト管理を効率的に進め、客観的な指標をもとに評価する仕組みが求められていました。
– プロジェクト現場：データ集計やレポート作成が手作業であり、時に主観的な評価・報告になる場合も多い
– プロジェクト管理部：各プロジェクトからの報告書の書式が異なり、全体評価資料を作成するうえで評価軸の統一や現場へのヒアリングに時間を要する
– 経営層：プロジェクト内容を精査する際、報告書だけではリスク把握が不十分なため、管理部や現場に詳細情報を直接確認する必要がある
そこで、ＳＯＭＰＯシステムズは、日本IBMが提供する「プロジェクト管理のためのAI」を導入し、各プロジェクトごとにインプットされた既存の進捗報告書や各種管理表の読み込み、データ集計、レポート作成を自動化します。これにより、各階層の報告先を考慮してカスタマイズする報告書の作成負荷を解消し、プロジェクト・マネージャーやPMOがプロジェクト成功に向けた管理や事前把握したリスク予兆への対応などに注力できるようになります。同時に、各プロジェクトの状況が客観的に可視化されることで、複数のプロジェクトの進捗を俯瞰的に確認したり、注視すべき案件の識別や詳細要因の把握が可能になるなど、現場から経営層までが同じ情報をもとに、リスク予兆の把握と適切な意思決定を迅速に行えるようになります。ＳＯＭＰＯシステムズは、2024年1月からレポート自動生成の実証実験を開始し、さまざまな機能改善を経て、2024年10月より、本番プロジェクトへの適用を順次開始しました。
今後、ＳＯＭＰＯシステムズは日本IBMとともに、レポート自動生成とプロジェクト評価情報提供によるPMOの作業効率化と品質確保を進めていきます。また、全てのプロジェクトに展開し、プロジェクト管理文書等のデータを蓄積することで、新しいプロジェクトに取り組む際に類似プロジェクトを検索し、過去のプロジェクトからの気づきを反映させてリスクを回避したり、過去のレビュー実績をもとに現在のプロジェクト品質を評価するなど、過去実績データに基づくプロジェクト品質評価と予測に取り組む予定です。さらに、将来的には、プロジェクト管理のためのAIのチャットボットによる質疑応答機能も活用し、プロジェクト・マネジメント作業の品質向上と効率化を進めていきます。
*PMO: プロジェクト・マネジメント・オフィス
– プロジェクト管理のためのAI
「全体構成」
「レポート自動生成」機能
プロジェクト可視化
– 「レポート一覧」：緑/黄/赤で評価を表示し注視すべき案件を識別
– 「ダッシュボード」：タスク進捗や課題数などの過去からの推移をグラフで確認
– 「サマリーレポート」：KPI評価の根拠やチームごとの状況確認。プロジェクト側で任意コメント入力
既存のプロジェクト報告書の置き換え/生成
– 「定量情報」：既存のスプレッドシートで作成された進捗状況報告を読み込みダッシュボードを生成。主要分野別進捗状況はタスク進捗推移グラフに、課題解決状況は課題数推移などグラフ化し、サマリー内詳細レポートを生成
– 「定性情報」：プロジェクト月次活動状況報告全体評価は、ツールが自動的に生成し、評価軸ごとの状況を緑/黄/赤で表示
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